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Operations & Data

Encuesta sobre pérdida de tiempo en procesos internos y oportunidades de automatización

Identifica qué procesos internos hacen perder más tiempo a los empleados, con qué frecuencia las personas evitan los pasos oficiales mediante soluciones alternativas, y qué tareas son las mejores candidatas para la automatización. Diseñada para equipos de operaciones, TI o PMO que realizan una auditoría de mejora de procesos; el seguimiento con IA reconstruye los pasos reales de las soluciones alternativas detrás de las cifras, para que sepa exactamente qué corregir primero.

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Preguntas de ejemplo

Una vista previa del contenido de la plantilla. Todas las preguntas son editables antes de publicar.

15 preguntas · ~8 min
Q01
Mensaje

Gracias por dedicar unos minutos a esta encuesta. Estamos identificando qué procesos internos cuestan más tiempo y dónde las personas crean soluciones alternativas, para poder priorizar mejoras y automatizaciones. Sus respuestas son completamente confidenciales y anónimas. Le llevará unos 5-6 minutos, y las respuestas sinceras (incluso 'me salto ese paso') son exactamente lo que necesitamos.

Q02
Opción múltipleObligatoria

¿Con cuáles de los siguientes procesos interactúa al menos una vez al mes? (Nota de plantilla: reemplace esta lista con los procesos centrales reales de su organización, por ejemplo, informes de gastos, asignación de tickets, incorporación, aprobaciones de compras.)

  • Informes de gastos / reembolsos
  • Envío de tickets de TI
  • Aprobaciones de compras / adquisiciones
  • Documentación de incorporación de empleados
  • Registro de tiempos u hojas de horas
  • Informes de estado a la dirección
  • Aprobaciones de proveedores o contratos
  • (Reemplazar con un proceso específico de su organización)
Q03
Compensación mejor–peor (MaxDiff)Obligatoria

De los procesos siguientes, ¿cuál le hace perder MÁS tiempo y cuál le hace perder MENOS? (Nota de plantilla: sustituya por los 6-9 procesos más relevantes para su organización.)

  • Informes de gastos / reembolsos
  • Envío de tickets de TI
  • Aprobaciones de compras / adquisiciones
  • Documentación de incorporación de empleados
  • Registro de tiempos u hojas de horas
  • Informes de estado a la dirección
  • Aprobaciones de proveedores o contratos
Elija la mejor y la peor de cada conjuntoMejor:Hace perder más tiempoPeor:Hace perder menos tiempo
Q04
NúmeroObligatoria

En una semana típica, ¿cuántas horas estima que dedica a trabajo manual, repetitivo o duplicado causado por estos procesos?

Q05
Escala de opiniónObligatoria

En los últimos 30 días, ¿con qué frecuencia utilizó una solución alternativa no oficial (una hoja de cálculo, un canal paralelo, un arreglo manual) en lugar de seguir el proceso oficial?

Escala: 0 – 10
Mín:Nunca utilicé una solución alternativaMáx:Utilicé una casi siempre
Q06
MatrizObligatoria

¿Con qué frecuencia le ocurre cada una de las siguientes situaciones en el trabajo?

4 filas × 5 columnas
  • Rehago trabajo porque un sistema o proceso falló la primera vez
  • Espero la aprobación manual de otra persona antes de poder continuar
  • Vuelvo a introducir los mismos datos en más de un sistema
  • Le pregunto a un colega cómo evitar un paso oficial lento
Columnas: Nunca · Rara vez · A veces · A menudo · Casi siempre
Q07
Opción múltiple

¿Para cuáles de estos procesos usted (o su equipo) utiliza regularmente una solución alternativa en lugar de los pasos documentados? (Nota de plantilla: refleje la lista de procesos usada anteriormente.)

  • Informes de gastos / reembolsos
  • Envío de tickets de TI
  • Aprobaciones de compras / adquisiciones
  • Documentación de incorporación de empleados
  • Registro de tiempos u hojas de horas
  • Informes de estado a la dirección
  • Aprobaciones de proveedores o contratos
Q08
Texto largo

Describa brevemente la solución alternativa que utiliza con más frecuencia y por qué el proceso oficial no funcionó en esa situación.

Q09
Opción múltipleObligatoria

¿Qué único proceso le gustaría más que se automatizara o agilizara primero?

  • Informes de gastos / reembolsos
  • Envío de tickets de TI
  • Aprobaciones de compras / adquisiciones
  • Documentación de incorporación de empleados
  • Registro de tiempos u hojas de horas
  • Informes de estado a la dirección
  • Aprobaciones de proveedores o contratos
Q10
Escala de opiniónObligatoria

¿Qué tan seguro está de que automatizar este proceso realmente ahorraría tiempo significativo, sin crear nuevos problemas?

Escala: 1 – 5
Mín:Nada seguroMáx:Extremadamente seguro
Q11
Entrevista con IA

Reconstruya el proceso específico que el encuestado señaló como el mayor causante de pérdida de tiempo o candidato a automatización: recorra los pasos exactos que sigue actualmente, dónde se produce realmente el retraso o la duplicación, y qué herramienta o arreglo manual utiliza en su lugar. Si mencionó una solución alternativa, obtenga detalles concretos sobre cómo la realiza y quién más depende de ella, ya que eso revela riesgos ocultos. Si dijo que no está seguro de que la automatización ayudaría, indague qué intento anterior o limitación de sistema le hace ser escéptico.

Q12
Mensaje

Casi terminamos — solo un par de preguntas rápidas de contexto para ayudarnos a agrupar los hallazgos por equipo.

Q13
Opción múltiple

¿En qué departamento o función trabaja principalmente? (Nota de plantilla: reemplace con la lista real de departamentos de su organización.)

  • Operaciones
  • Finanzas
  • TI / Ingeniería
  • Ventas
  • Atención al Cliente
  • RR. HH. / Personas
  • Marketing
  • Prefiero no responder
Q14
Opción múltiple

¿Cuánto tiempo lleva trabajando en la organización?

  • Menos de 6 meses
  • De 6 meses a 2 años
  • De 2 a 5 años
  • Más de 5 años
  • Prefiero no responder
Q15
Mensaje

Eso es todo — ¡gracias! Sus respuestas alimentan directamente un backlog de mejora de procesos que utilizaremos para priorizar correcciones y automatizaciones durante el próximo ciclo de planificación.

Qué incluye

  • Seguimientos con IA

    Preguntas adaptativas sobre las respuestas abiertas que sacan detalles que un formulario estático pasaría por alto.

  • Controles de atención

    Protecciones integradas frente a respuestas apresuradas y participantes de baja calidad.

  • Textos redactados por IA

    Redacción, orden y ramificaciones escritos por la IA, ajustados a su objetivo de investigación.

  • Informe automático

    Los temas, las citas y un resumen en lenguaje claro se escriben solos en cuanto llegan las respuestas.

Cómo se compara

Revisamos las plantillas más parecidas de otras herramientas de encuestas. Esto es lo que hacen bien, y dónde esta plantilla va más lejos.

Por qué esta plantilla

  • Includes a dedicated MaxDiff question to force-rank which processes waste the most time, not just a generic satisfaction scale
  • Pairs quantitative workaround-frequency questions (rating-scale, matrix) with an AI follow-up interview that reconstructs the actual workaround steps behind the numbers
  • Closes with a open-text + AI interview combo specifically aimed at extracting 'why the official process doesn't work,' turning vague complaints into concrete process-fix candidates
  • Ends in an auto-generated report designed for ops/IT/PMO teams to prioritize automation targets, not just a raw response export

Jotform

Process Improvement Survey Form Template

A static, customizable form template built on Jotform's drag-and-drop form builder. It's fielding-ready but relies on fixed question sets rather than any adaptive questioning. Good for basic feedback collection, not deep root-cause investigation.

Qué hace bien

  • Easy drag-and-drop customization
  • Part of a large, mature form template library
  • Simple to deploy quickly

Dónde se queda corta

  • No adaptive AI follow-up to probe individual answers
  • No mechanism to reconstruct specific workaround steps behind a time-waste report
  • No automated per-response quality scoring

SurveyMonkey

Tool And Process Improvement Survey Template

A standard static survey template from an established survey platform, likely paired with SurveyMonkey's benchmarking and analytics features. It's ready to field but built around fixed-choice and scale questions rather than conversational follow-up.

Qué hace bien

  • Backed by a well-known, established survey platform
  • Likely includes analytics/benchmarking dashboards
  • Straightforward to launch at scale

Dónde se queda corta

  • No adaptive AI interviewing to dig into individual open-ended answers
  • No voice AI interview option
  • No transparent, published prompt methodology for how follow-ups would be generated

SurveySparrow

Process Improvement Survey Template

A conversational-style form template with sample questions, good for a friendlier respondent experience. It's still a fixed, pre-scripted question flow rather than a dynamic AI-driven interview that adapts to each answer.

Qué hace bien

  • Conversational, chat-like UI for higher completion rates
  • Includes sample questions to speed up setup
  • Mobile-friendly presentation

Dónde se queda corta

  • Conversational styling is not the same as adaptive AI follow-up questioning
  • No mechanism to reconstruct workaround steps behind a flagged answer
  • No automated quality scoring of individual responses

Typeform

Process Improvement Survey Template

A polished, conversational one-question-at-a-time template known for strong design and UX. It's a static template with predefined questions and branching logic, not a genuinely adaptive AI interview.

Qué hace bien

  • Strong visual design and respondent experience
  • Simple logic-based branching between questions
  • Widely used, familiar tool for internal surveys

Dónde se queda corta

  • No adaptive AI or voice interview capability
  • No automated per-response quality scoring
  • No built-in method to reconstruct the specific steps behind a reported workaround

Preguntas frecuentes

¿Qué preguntas incluye la plantilla «Encuesta sobre pérdida de tiempo en procesos internos y oportunidades de automatización»?

La plantilla incluye 15 preguntas listas para usar, empezando por: «Gracias por dedicar unos minutos a esta encuesta. Estamos identificando qué procesos internos cuestan más tiempo y dónde…» · «¿Con cuáles de los siguientes procesos interactúa al menos una vez al mes? (Nota de plantilla: reemplace esta lista con…» · «De los procesos siguientes, ¿cuál le hace perder MÁS tiempo y cuál le hace perder MENOS? (Nota de plantilla: sustituya p…». El conjunto completo se muestra arriba y todas las preguntas son editables.

¿Cuánto se tarda en completar esta encuesta?

Los participantes suelen terminar las 15 preguntas en unos 8 minutos.

¿Puedo personalizar esta plantilla?

Sí: cada pregunta, cada opción de respuesta y el orden son editables antes de publicar. Puede añadir o quitar preguntas, o pedir al editor con IA que rehaga la encuesta en torno a su objetivo de investigación.

¿Esta plantilla es gratuita?

Sí. Ábrala en el editor y empiece a personalizarla ahora mismo: no necesita cuenta para probarla, y el plan gratuito cubre la publicación de su encuesta.

¿Listo para publicar?

Abra esta plantilla en el editor. Todo es suyo para cambiarlo antes de que lo vea el primer participante.

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