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Operations & Data

Experiência e Pontos de Dor com Ferramentas de Planejamento de Reuniões

Mede como as pessoas realmente agendam, reagendam e coordenam reuniões hoje — tempo gasto, satisfação com as ferramentas atuais e quais recursos economizariam mais tempo. Feito para equipes de produto e operações que estão avaliando ou construindo software de planejamento de reuniões. Uma entrevista de acompanhamento por IA reconstrói uma falha específica e recente de agendamento em vez de depender de uma pontuação genérica de satisfação.

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Perguntas de exemplo

Uma prévia do que há no modelo. Todas as perguntas podem ser editadas antes de publicar.

13 perguntas · ~7 min
Q01
Mensagem

Obrigado por dedicar alguns minutos para compartilhar como você planeja e coordena reuniões! Não há respostas certas ou erradas — estamos apenas tentando entender o que funciona e o que não funciona. Suas respostas são totalmente confidenciais e anonimizadas. Isso deve levar cerca de 5 minutos.

Q02
Múltipla escolhaObrigatória

O que melhor descreve como você agenda reuniões atualmente?

  • Troca manual de mensagens por e-mail ou chat
  • Calendário compartilhado (Google Calendar, Outlook)
  • Ferramenta dedicada de agendamento (ex.: Calendly, Doodle)
  • Plataforma completa de planejamento de reuniões
  • Outro
Q03
NúmeroObrigatória

Nos últimos 7 dias, quantas reuniões você pessoalmente agendou ou coordenou (não apenas participou)?

Q04
Múltipla escolhaObrigatória

Em uma semana típica, quanto tempo você gasta apenas coordenando a logística das reuniões (encontrar horários, enviar convites, reagendar)?

  • Menos de 30 minutos
  • De 30 minutos a 1 hora
  • 1 a 3 horas
  • 3 a 5 horas
  • Mais de 5 horas
Q05
MatrizObrigatória

Quão bem seu processo atual lida com cada um destes pontos?

5 linhas × 5 colunas
  • Encontrar um horário que funcione para todos
  • Reagendar quando surgem conflitos
  • Coordenar entre diferentes fusos horários
  • Sincronizar com calendários e ferramentas externas
  • Enviar lembretes e acompanhamentos
Colunas: Muito ruim · Ruim · Regular · Bom · Muito bom
Q06
Escala de opiniãoObrigatória

De modo geral, quão satisfeito você está com seu processo atual de planejamento de reuniões?

Escala: 1 – 7
Mín:Nada satisfeitoMáx:Extremamente satisfeito
Q07
Compensação melhor–pior (MaxDiff)Obrigatória

Quais destes recursos seriam mais importantes para você em uma ferramenta de planejamento de reuniões?

  • Detecção automática de fuso horário
  • Reagendamento com um clique quando alguém recusa
  • Horários de reunião sugeridos por IA com base na disponibilidade
  • Integração com ferramentas de videoconferência
  • Modelos de pauta de reunião
  • Reserva de salas ou recursos de reunião
  • Análises sobre o tempo gasto em reuniões
  • Intervalo automático entre reuniões
Escolha a melhor e a pior de cada conjuntoMelhor:Mais valioso para mimPior:Menos valioso para mim
Q08
Distribuição de pontosObrigatória

Pensando em uma semana típica, distribua 100 pontos entre estas tarefas com base em quanto tempo cada uma realmente consome de você.

  • Encontrar horários disponíveis
  • Enviar e confirmar convites
  • Preparar pautas ou materiais
  • Lidar com reagendamentos e conflitos
  • Acompanhamento e anotações pós-reunião
Distribua 100 pontos
Q09
Escala de opiniãoObrigatória

Qual a probabilidade de você recomendar sua ferramenta ou processo atual de planejamento de reuniões a um colega?

Escala: 0 – 10
Mín:Nada provávelMáx:Extremamente provável
Q10
Entrevista com IA

Peça ao respondente que descreva a vez mais recente em que agendar ou reagendar uma reunião deu errado: qual ferramenta ou método ele usou, o que exatamente falhou e quanto tempo ou frustração isso lhe custou. Se ele avaliou seu processo de forma muito positiva, investigue o que precisaria dar errado para que ele considerasse trocar de ferramenta. Se ele avaliou de forma negativa, conecte a resposta ao recurso que ele classificou como mais valioso e pergunte se aquele recurso específico teria evitado o incidente.

Q11
Múltipla escolha

O que melhor descreve sua função?

  • Colaborador individual
  • Gestor de pessoas
  • Assistente executivo ou gerente de escritório
  • Operações ou TI
  • Liderança executiva
  • Outro
  • Prefiro não responder
Q12
Múltipla escolha

Quantas pessoas há na sua equipe ou organização?

  • Apenas eu
  • 2 a 10 pessoas
  • 11 a 50 pessoas
  • 51 a 200 pessoas
  • 201 a 1.000 pessoas
  • Mais de 1.000 pessoas
  • Prefiro não responder
Q13
Mensagem

É isso — muito obrigado! Suas respostas ajudarão a definir quais recursos e melhorias de planejamento de reuniões serão desenvolvidos em seguida.

O que está incluído

  • Acompanhamento com IA

    Sondagens adaptativas nas respostas abertas que revelam detalhes que um formulário estático deixaria passar.

  • Verificações de atenção

    Proteções integradas contra respostas apressadas e participantes de baixa qualidade.

  • Textos escritos por IA

    Redação, ordem e ramificações escritas pela IA, ajustadas ao seu objetivo de pesquisa.

  • Relatório automático

    Temas, citações e um resumo em linguagem simples se escrevem sozinhos assim que as respostas chegam.

Como se compara

Analisamos os modelos mais parecidos de outras ferramentas de pesquisa. Veja o que elas fazem bem e onde este modelo vai além.

Por que este modelo

  • Goes beyond a single satisfaction score with an AI follow-up interview that reconstructs a specific recent scheduling breakdown, capturing what actually went wrong instead of a generic rating
  • Combines quantitative measures (weekly meetings scheduled, time spent on logistics, constant-sum task allocation, max-diff feature prioritization) with qualitative detail from the adaptive interview
  • Segments by role and org size so product and ops teams can see how pain points differ across scheduling-heavy roles vs. teams of different sizes
  • Every AI-generated follow-up prompt is transparent and the resulting report is auto-generated, so teams can trust and act on the findings quickly without manual synthesis

QuestionPro

Meeting Planning Tool Survey Template

A directly comparable static survey template covering meeting planning tool usage and satisfaction. It's a fielding-ready questionnaire built on QuestionPro's traditional survey platform, aimed at the same general use case of understanding meeting coordination pain points. It lacks any adaptive or conversational follow-up capability.

O que faz bem

  • Purpose-built template specifically for meeting planning tool feedback, so questions are pre-scoped to the topic
  • Backed by QuestionPro's established survey platform with broad question-type support and reporting/dashboard tools
  • Likely quick to deploy for teams already using QuestionPro for other research

Onde deixa a desejar

  • Static question set only — no adaptive AI follow-up to probe a specific recent scheduling incident in the respondent's own words
  • No voice AI interview or guided task/screen-share option to observe how respondents actually interact with tools
  • No published methodology showing per-response quality scoring or transparent AI prompt logic

Perguntas frequentes

Quais perguntas estão no modelo “Experiência e Pontos de Dor com Ferramentas de Planejamento de Reuniões”?

O modelo inclui 13 perguntas prontas para usar, começando por: “Obrigado por dedicar alguns minutos para compartilhar como você planeja e coordena reuniões! Não há respostas certas ou…” · “O que melhor descreve como você agenda reuniões atualmente?” · “Nos últimos 7 dias, quantas reuniões você pessoalmente agendou ou coordenou (não apenas participou)?”. O conjunto completo aparece acima e todas as perguntas podem ser editadas.

Quanto tempo leva para responder a esta pesquisa?

Os participantes normalmente terminam as 13 perguntas em cerca de 7 minutos.

Posso personalizar este modelo?

Sim: cada pergunta, cada opção de resposta e a ordem podem ser editadas antes de publicar. Você pode adicionar ou remover perguntas, ou pedir ao editor com IA para refazer a pesquisa em torno do seu objetivo.

Este modelo é gratuito?

Sim. Abra no editor e comece a personalizar agora: não é preciso criar conta para testar, e o plano gratuito cobre a publicação da sua pesquisa.

Pronto para publicar?

Abra este modelo no editor. Tudo é seu para mudar antes de o primeiro participante ver.

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